Как отвечать на официальные письма

Как отвечать на официальные письма

Включите JavaScript для лучшей работы сайта. Деловая переписка - неотъемлемая составляющая многих производственных процессов. Немалое место в ней занимают ответы на официальные обращения различных организаций, включая контролирующие. Для таких писем обязателен официально-деловой стиль, вполне допустимы, более того - предпочтительны бюрократические обороты.



Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
>> ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ <<


Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Содержание:

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
>> ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ <<

Активировать демодоступ. Расскажем, на какие письма нужно отвечать.

Как ответить на официальное письмо

В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы.

От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда. Определитесь, кто должен ответить. Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.

Тема письма должна кратко отражать тему письма. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой — просто по имени. Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло.

Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга — особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата. В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины. Уважаемый Павел Ильич! Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать.

Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма. Пример: Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством сырья для производства мебели, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков. Далее в 2х — 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.

Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованного сырья.

Пример: Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло. При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель.

При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.

Постскриптум P. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма. Пример 1: P. Пример 2: P. Руководитель нашего отдела по приёму сырья будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на предприятии завтра в Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах — каждое приложение на своём листе.

Какие-либо правила их написания отсутствуют. Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть Вашего контрагента. Заботясь о поддержании достоинства своего адресата, вы, таким образом, сохраняете своё собственное.

Для получателя деловых писем обязательными требованиями, с точки зрения этических норм, являются:. Следование перечисленным выше этическим нормам деловой переписки не потребует от Вас совершения подвига и со временем станет необременительным и привычным.

Более того, обеспечит Вам репутацию тактичного человека и даже научит превращать оппонентов в союзников. Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление. Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес. ПоляДеловое письмо обязательно должно иметь поля: слева — около трёх сантиметров, справа — около полутора.

Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку. Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер.

А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является.

Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Пример: Исх. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом. Информационное письмо Информационное письмо — это служебное письмо, сообщающее адресату сведения официального характера. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки например, всем клиентам компании могут вообще не содержать ручной подписи. Нередко информационные письма носят типовой характер.

Они могут содержать рекомендации и предложения, либо дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов,Также информационные письма могут содержать приложения. Письмо-запрос — служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса. В обосновании могут заключаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

Письмо-ответ — это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа. В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Письмо-подтверждение — это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т. При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть. Если подтверждается получение документов — следует назвать их и т. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-претензия — это инициативное деловое письмо, целью которого является выражение претензии или неудовлетворенности адресату.

Автор письма-претензии должен чётко изложить причины своего неудовольствия и кратко описать ситуацию, побудившую его написать данное письмо. Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора организации-отправителя , так или иначе затрагивающих интересы адресата. Гарантийные письма адресуются организации или отдельному лицу.

Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера.

Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты. В этом случае обязательным является указание номера договора и счета, согласно которым должна быть произведена оплата. Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок — поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести.

В других случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии.

Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора например, директора организации подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. Резюме — это вид делового письма, нацеленный на максимально полную и выгодную презентацию специалиста работодателю.

Нет и не может быть единого резюме на все случаи жизни, которое можно было бы рассылать по всем фирмам без изменений. Каждый раз следует прежде подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме. Информация, представленная в резюме, должна быть достоверной. А самое главное — резюме должно быть коротким: не более одной — полутора страниц.

Ваше умение ясно формулировать, кратко излагать — показатель высокого уровня общей культуры. Целью любого рекомендательного письма является предоставление объективной всесторонней информации о конкретном человеке физическом лице или организации, предприятии, учреждении юридическом лице. Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, обычно с ручательством за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю.

Пресс-релиз — это информационное сообщение для средств массовой информации, задачей которого является привлечение внимания к некому событию произошедшему или предстоящему с целью максимального освещения данного события в СМИ. Пресс-релизы составляются и рассылаются пресс-службами компаний и организаций и имеют определенные правила написания:.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
>> ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ <<

Как писать деловые письма?

Письмо является кратким документом, несущим в себе информацию коммерческого характера и затрагивающим один или несколько вопросов. С помощью делового письма можно не только вести переписку с партнерами, но и создать имидж компании. Написание делового письма является связующим звеном как между отделами компании, так и между учреждениями, юридическими и физическими лицами. Такие письма являются важными документами, а в ходе разбирательства экономического спора в арбитражном суде могут стать доказательственной базой, свидетельствующей о тех или иных договоренностях между сторонами. Деловое письмо является официальным обращением, но оно не исключает дополнительного устного обращения по одному и тому же вопросу.

Как отвечать на официальные письма

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо — запрос , просьбу , приглашение , предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной — письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа. Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.

Попытаемся коротко охарактеризовать перечисленные выше виды писем. Письма-просьбы - едва ли не самая распространенная группа деловых писем. И легко понять, почему: Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры. Вот уж действительно, бумага все стерпит. Тем не менее, прибегая к помощи писем-просьб, не забывайте о необходимости соблюдать два главных правила об остальных будет сказано далее. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке.

Делопроизводство: Образцы, документы. Доступ к сотням образцов деловых писем. Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо — запрос. Дополнительно писем на английском языке, различных тем, более 50 категорий.

Деловое письмо: как правильно составить + образец

Начинаются, как правило, так:. Сопроводительное письмо. Письмо-сообщение информационное письмо. Все перечисленные письма формальны.

Время ответа на письмо Персональное обращение Выражение признательности Позитивное завершение письма Подпись и контактная информация. Эта статья — результаты моих наблюдений за тем, какие аспекты создают хорошее впечатление от делового письма.

Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем

Мы уже говорили о структуре делового письма и о письмах-запросах. Пришло время писать ответ на запрос! Как обычно, рассмотрим несколько примеров писем формальных и не очень и выделим в них полезные фразы-клише. Итак, вы получили запрос или предложение, и теперь вам надо на него ответить, даже если вы планируете отказаться от этого предложения или сообщить вашему собеседнику другие неприятные новости. Не ответить будет невежливо, и так вы можете потерять потенциального клиента или партнёра в будущем, навредить репутации компании. Во многих ситуациях вам даже не нужно писать длинное формальное письмо, особенно по электронной почте.

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Сейчас за нашими окнами — время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня. Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу.

Как грамотно ответить на письмо-запрос. Объясняем и предлагаем скачать образец письма-ответа и бланк для рукописного заполнения (что также.

Формальные письма

Кроме того, сможете увидеть наглядные клише и примеры деловых писем, а также выписать важные подсказки, которые всегда помогут вам в нужный момент. Советуем к прочтению: Деловой английский для начинающих. Написание делового письма на английском языке может заставить многих людей переживать по поводу и без повода своих навыков и скудности словарного запаса для деловой переписки. Но если придерживаться наших советов и рекомендаций ниже, у вас получится отличное деловое письмо на английском business letter.

Образец письма-ответа

Начинаются, как правило, так:. Сопроводительное письмо.

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо — запрос , просьбу , приглашение , предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной — письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа.

Начинаются, как правило, так:. Сопроводительное письмо. Письмо-сообщение информационное письмо. Все перечисленные письма формальны.

Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.

Комментарии 7
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. terptemenos

    С плеч долой! Скатертью дорога! Тем лучше!

  2. kaicredadin

    Вы не правы. Я уверен. Пишите мне в PM, обсудим.

  3. Ростислава

    да да да ща поглядим

  4. childfoundcenpubb

    Согласен, это отличный вариант

  5. Злата

    В этом что-то есть. Теперь всё понятно, спасибо за объяснение.

  6. lighbiknai

    Вместо того чтобы критиковать пишите свои варианты.

  7. termerusof

    Я думаю, что Вы не правы. Давайте обсудим. Пишите мне в PM.